1. ¿Qué es la Declaración Responsable?
Bajo el marco del RD 1007/2023, la Declaración Responsable es un documento mediante el cual la persona o entidad que produce o comercializa un Sistema Informático de Facturación (SIF) manifiesta, bajo su exclusiva responsabilidad, que dicho sistema cumple escrupulosamente con todos los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos.
No se trata de un mero trámite administrativo; es el mecanismo legal que traslada la responsabilidad por las deficiencias técnicas del software desde el usuario final (la empresa) hacia el fabricante, sancionando duramente a quien venda sistemas "de doble uso" o que incumplan la normativa técnica.
Diferencia crucial: Homologación vs. Declaración Responsable
España ha optado por un modelo de autocertificación. A diferencia del sistema TicketBAI (País Vasco), la Agencia Tributaria estatal no aprueba ni revisa previamente el software, y no existe un registro oficial de SIFs autorizados. El fabricante emite su propia Declaración Responsable asumiendo las consecuencias legales de su veracidad.
2. Contenido obligatorio de la Declaración
La normativa estipula claramente qué datos debe incorporar la Declaración Responsable. Esta debe constar por escrito o de forma electrónica y acompañar al software en cada venta, licencia o actualización. Los elementos exigidos son:
- Identificación del fabricante o productor: Nombre o razón social y Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Identificación del SIF: Nombre comercial, versión exacta del software y tipo de sistema informático (software instalado localmente, SaaS en la nube, etc.).
- Declaración expresa de cumplimiento: Mención explícita de que el SIF cumple con el artículo 29.2.j) de la LGT y con el Real Decreto 1007/2023.
- Confirmación de requisitos técnicos:
- Implementación correcta de la firma electrónica o el hash encadenado SHA-256.
- Generación del código QR y frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".
- Garantía de inalterabilidad y registro de eventos del sistema (log de actividad).
- Identificación de modalidad: Especificar si el sistema tiene capacidad para operar como "Sistemas de emisión de facturas verificables" (VeriFactu) mediante envío continuo a la AEAT o como sistema no-VeriFactu (con retención segura de datos).
- Fecha, lugar y firma: Emitida por el representante legal de la empresa fabricante.
3. ¿Quién debe firmar y emitir la Declaración?
La responsabilidad de emitir este documento varía según la cadena de comercialización y la naturaleza del software.
| Agente | Obligación y Responsabilidad |
|---|---|
| Fabricante o desarrollador (Vendor) | Obligado principal. Quien programa y diseña el SIF debe firmar y facilitar la Declaración al distribuidor o cliente final. |
| Distribuidor o comercializador | Si modifica el software base, pasa a ser responsable. Si solo revende, debe asegurar que entrega al cliente la Declaración del fabricante original. |
| Departamento IT interno (In-house) | Obligado. Las empresas que desarrollan su propio SIF adquieren legalmente el rol de fabricante y deben firmar la Declaración Responsable (autocertificación de uso interno). |
| Usuario final / Empresa cliente | NO firma. El cliente solo debe exigir y conservar la Declaración proporcionada por su proveedor. |
4. Plazos y exigencia para fabricantes
El cronograma fijado por el RD 1007/2023 (modificado posteriormente) establecía que todos los desarrolladores de software tenían como plazo máximo el 29 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas y suscribir la Declaración Responsable.
A partir de esa fecha, está terminantemente prohibida la comercialización, cesión o licenciamiento de sistemas informáticos de facturación que no cuenten con la preceptiva Declaración Responsable y que no cumplan los estándares técnicos.
5. Sanciones económicas: Multas por incumplimiento
El marco sancionador, regulado en el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria, castiga severamente la falta de la Declaración Responsable o la falsedad en la misma:
Multas de 150.000 € para fabricantes
Fabricar, producir o comercializar sistemas que incumplan la normativa (incluyendo la no suscripción de la Declaración Responsable) conlleva una infracción tributaria grave sancionada con multa pecuniaria proporcional de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido las ventas.
Para los usuarios (empresas y autónomos), la mera tenencia o utilización de un software de facturación que no cumpla las especificaciones técnicas o que carezca de la Declaración Responsable del fabricante se sanciona con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado.
6. Checklist: Qué debe verificar el usuario final
Si eres el propietario de una pyme o un trabajador autónomo, no puedes asumir pasivamente que tu proveedor de software cumple la ley. Debes protegerte realizando las siguientes acciones:
- Solicita proactivamente el documento: Pide a tu proveedor tecnológico (ERP, TPV, SaaS) la Declaración Responsable referente al RD 1007/2023.
- Verifica la versión: Asegúrate de que la versión de software reflejada en la declaración coincide exactamente con la que tienes instalada o estás utilizando en la nube.
- Consérvala a salvo: Guarda este documento (digital o en papel) por un periodo mínimo de 4 años, ya que puede ser requerido durante cualquier inspección tributaria.
- Si no te la entregan, migra: Si tu proveedor no puede proporcionarte una Declaración Responsable firmada, tu empresa está en riesgo. Inicia la transición a un software alternativo de inmediato.
7. Especial atención al software de desarrollo propio
Muchas grandes corporaciones y empresas tecnológicas utilizan software de facturación desarrollado a medida por sus propios departamentos informáticos. La normativa es implacable en este aspecto: el in-house software no está exento de la norma.
En estos casos, la propia empresa titular del sistema debe asumir el rol dual de fabricante y usuario, debiendo redactar y firmar una Declaración Responsable interna donde el director técnico o representante legal certifique que el desarrollo a medida cumple plenamente con los requisitos de hash, QR y registro de eventos.