La implementación del sistema VeriFactu y la obligatoriedad de la factura electrónica B2B conllevan una reestructuración completa en la forma en que autónomos y pymes emiten y gestionan sus ingresos. A continuación, detallamos los 10 errores más comunes y las consecuencias que acarrean.
Error 1: Pensar que VeriFactu no te afecta por ser un "negocio pequeño"
La falacia del pequeño tamaño
El error: Creer que por facturar poco o emitir unos pocos tickets al día la normativa te exime.
La solución: La Ley Antifraude y el sistema VeriFactu aplican a todo aquel que utilice medios informáticos o electrónicos para emitir facturas o tickets, sin distinción del volumen de facturación. Si usas TPV, tablet o PC para facturar, estás obligado.
Error 2: Confiar en una prórroga futura para la adaptación
El calendario es definitivo
El error: Retrasar la actualización del software esperando aplazamientos de última hora.
La solución: Con el Real Decreto-ley 15/2025 los plazos quedaron fijados (2027). Afronta la adaptación con al menos 6 meses de antelación para asegurar una transición sin sobresaltos.
Error 3: Seguir facturando con Excel o Word
Riesgo de 50.000€ de sanción
El error: Utilizar plantillas en hojas de cálculo o procesadores de texto, donde los registros pueden ser modificados sin dejar rastro.
La solución: Adquirir un programa informático que cuente con la homologación VeriFactu, el cual garantizará la inalterabilidad, integridad y trazabilidad.
Error 4: No solicitar la Declaración Responsable
El comprobante vital del proveedor
El error: Comprar o alquilar un software sin verificar que incluye de forma explícita y escrita su Declaración Responsable.
La solución: Exige a tu proveedor de software este documento legal. Es la única prueba que tienes frente a la AEAT de que usas una herramienta homologada.
Error 5: Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B
Dos obligaciones legislativas diferentes
El error: Asumir que al cumplir con una normativa automáticamente cumples la otra.
La solución: Entender que VeriFactu (Ley Antifraude) aplica al software y a todo tipo de factura, buscando inalterabilidad, mientras que la Ley Crea y Crece rige sobre la facturación entre empresas (B2B) exigiendo formatos XML (Facturae) y comunicación de estados de pago.
Error 6: No incluir el código QR
Obligatorio en todas las facturas
El error: Usar un software homologado pero tener deshabilitada la impresión del código QR en los tickets o facturas impresas.
La solución: Asegúrate de que el formato de impresión de tu software o TPV está configurado para mostrar siempre el QR, permitiendo al cliente contrastar la factura con la AEAT si así lo desea.
Error 7: Borrar o modificar facturas manualmente
Rotura de la cadena inalterable
El error: Acostumbrar a borrar líneas o cambiar el importe de una factura ya expedida para "corregir" un error.
La solución: Un sistema VeriFactu encadena criptográficamente cada factura. Toda corrección obligará a emitir una factura rectificativa referenciando la original. La AEAT detectará cualquier salto o intento de borrado.
Error 8: No conservar los registros durante 4 años
El mandato legal de custodia
El error: Si no se opta por el sistema de envío inmediato y voluntario de VeriFactu, fallar en la conservación segura de los registros de facturación en el propio equipo.
La solución: Mantén copias de seguridad de los registros en un entorno seguro (servidores, la nube) durante al menos el periodo de prescripción fiscal.
Error 9: Ignorar el registro de eventos del sistema informático
La bitácora obligatoria (ICALTI)
El error: Desconocer que el software registra inicios de sesión, paradas de sistema, copias de seguridad o errores y que este registro puede ser exigido por Inspección.
La solución: Utiliza el sistema como está previsto y respeta su log de eventos, sabiendo que este será un registro oficial auditable en caso de comprobación.
Error 10: Dejar la migración para el último mes
El cuello de botella inminente
El error: Iniciar la contratación e implementación en el último momento.
La solución: Miles de pymes buscarán ayuda técnica simultáneamente. Los proveedores de software estarán saturados. Planifica hoy la transición tecnológica, forma a tus empleados y pon el sistema a prueba mucho antes de tu fecha límite.