Antes de hablar del producto conviene entender qué exige exactamente la norma, porque explica por qué unas herramientas pueden cumplir y otras no podrán nunca.

El RD 1007/2023 se articula sobre un principio central: la inalterabilidad. Un Sistema Informático de Facturación debe garantizar que, una vez emitida una factura, su registro no pueda modificarse ni suprimirse sin que quede constancia. No basta con que el programa no ofrezca un botón de borrar: la norma exige que sea técnicamente imposible alterar el registro sin dejar huella.

Por qué Excel nunca podrá cumplir

Una hoja de cálculo es, por diseño, un documento libremente editable. Puedes borrar una fila, cambiar un importe, reordenar la numeración o guardar una segunda copia con datos distintos, y no queda ninguna evidencia técnica de que eso ocurrió. No hay hash, no hay encadenamiento, no hay log de auditoría.

Esto no es un defecto de Excel: es su función. Pero desde la óptica del artículo 201 bis de la LGT, un sistema con esas capacidades encaja en la definición de software que «permite alterar transacciones ya registradas» y «no reflejar total o parcialmente» las operaciones. La consecuencia es la que casi nadie explica bien: la infracción se consuma con la tenencia. La Administración no necesita probar que manipulaste nada, solo que podías.

La arquitectura SaaS cerrada y el principio de inalterabilidad

Contasimple es un SaaS: la aplicación y los datos residen en la infraestructura del proveedor y el acceso se produce exclusivamente a través del navegador o de la app móvil. No hay instalación local, no hay fichero de base de datos en tu ordenador y, sobre todo, no existe una credencial de administrador que te dé acceso directo a las tablas.

Compáralo con un programa instalado en tu PC. Ahí el ejecutable no es la única puerta a tus datos: quien administre el equipo puede abrir la base de datos con herramientas estándar y ejecutar un DELETE o un UPDATE sobre la tabla de facturas, operaciones que el programa nunca registra porque suceden por debajo de él. En un entorno cerrado en la nube esa vía simplemente no existe.

Y aquí está el valor jurídico real, que va más allá del cumplimiento formal: la objeción de la Inspección desaparece por imposibilidad material. No se trata de que no manipularas los registros, sino de que no podías. Eso desplaza la carga probatoria y te retira del alcance del tipo infractor.

Exposición al artículo 201 bis LGT según el sistema de facturación
Requisito / factor de riesgo Excel o Word Programa local antiguo SaaS cerrado
Hash SHA-256 encadenado ✗ Imposible ✗ No genera ✓ Sí
Código QR fiscal en la factura ✗ No ✗ No ✓ Sí
Registro de Eventos inalterable ✗ Inexistente ✗ Inexistente ✓ Sí
Borrado de registros sin dejar rastro ✗ Trivial ✗ Vía base de datos ✓ Imposible
Declaración Responsable disponible ✗ Nunca ✗ Sin soporte ✓ Del fabricante
Actualización normativa automática ✗ No aplica ⚠ Manual ✓ Transparente
Posición ante una inspección ✗ Infractora ✗ Muy débil ✓ Sólida

La Declaración Responsable: el documento que decide, no la marca

Aquí conviene deshacer un malentendido muy extendido, porque afecta a cómo debes evaluar cualquier programa, incluido este.

La AEAT no publica listas de software homologado ni emite sellos de certificación. No existe un registro oficial donde consultar si un programa «está aprobado». Cuando un proveedor afirma ser «homologado por Hacienda», está usando una expresión comercial que no se corresponde con ningún acto administrativo.

Lo que la ley establece es otra cosa: el artículo 13 del RD 1007/2023 obliga a que cada Sistema Informático de Facturación esté certificado mediante una Declaración Responsable firmada por su productor, que acredite que cumple el reglamento y que no incorpora funcionalidades ocultas para alterar o suprimir registros. Las especificaciones técnicas concretas —hash, QR, eventos— se detallan en la Orden HAC/1177/2024.

Por eso el criterio práctico es siempre el mismo, con Contasimple y con cualquier otro: solicita la Declaración Responsable por escrito, comprueba que identifica el servicio o plan concreto que vas a usar, y archívala junto a tus libros contables. Ese documento es lo que traslada la responsabilidad técnica al fabricante. Una respuesta genérica del tipo «somos compatibles con VeriFactu» en un correo o en la web no tiene valor probatorio ante un requerimiento.

Dicho esto, Contasimple es un SaaS desarrollado en España que ha adaptado su plataforma a los requisitos del reglamento: genera el hash SHA-256 encadenado que vincula criptográficamente cada factura con la anterior, incrusta el código QR fiscal con la URL de verificación en la sede de la AEAT, y mantiene el Registro de Eventos exigido por la Orden. Su arquitectura cerrada le da además la ventaja probatoria que acabamos de describir.

¿Sirve el plan básico de 0€ para cumplir con Hacienda?

Esta es la pregunta que trae aquí a la mayoría de los autónomos, y merece una respuesta honesta en lugar de un titular cómodo.

El plan gratuito de Contasimple tiene una característica que lo distingue de casi toda su competencia: es permanente, no una prueba de 14 o 30 días. No caduca ni te obliga a introducir una tarjeta para empezar. Para un autónomo que emite diez o quince facturas al mes y hoy trabaja con una plantilla de Excel, eso convierte la salida de la ilegalidad en una decisión sin coste, que es exactamente la barrera que suele frenar el cambio.

Ahora la parte que debes verificar antes de darlo por resuelto.

Las dos cosas que tienes que confirmar por escrito

En cualquier SaaS estructurado en varios niveles de suscripción es habitual que las funcionalidades normativas se reserven a los planes de pago. No lo presupongas en ningún proveedor:

  • 1. Que la funcionalidad VeriFactu esté incluida en el plan gratuito. Pregunta literalmente: «¿El plan gratuito genera hash encadenado, código QR fiscal y Registro de Eventos, y transmite los registros a la AEAT?». Si la respuesta es que eso requiere un plan superior, el plan gratuito no te sirve para cumplir, por mucho que sirva para emitir facturas.
  • 2. Que la Declaración Responsable cubra ese plan concreto. El documento debe referirse al servicio que tú vas a utilizar, no genéricamente al producto.

Pide ambas respuestas por correo electrónico y guárdalas. Cuestan cinco minutos y son la diferencia entre estar cubierto y creer que lo estás.

Los límites reales de un plan gratuito

Con independencia del cumplimiento normativo, un plan a coste cero tiene techos que conviene conocer antes de elegirlo. Los habituales en este tipo de productos son:

  • Límite en el número de facturas o de documentos por período. Si tu volumen crece, el salto a un plan de pago deja de ser opcional.
  • Presentación de impuestos restringida. La generación y el envío automático de modelos como el 303 (IVA) o el 130 (IRPF) suele reservarse a los planes de pago.
  • Funciones de gestión de gastos limitadas, como el OCR para digitalizar tickets y facturas recibidas.
  • Soporte con menor prioridad. Relevante en un aspecto concreto: si falla una transmisión a la AEAT y necesitas resolverlo con plazo, el nivel de soporte importa.
  • Sin multiempresa, algo a tener en cuenta si gestionas más de una actividad.

Cuándo el plan gratuito es la decisión correcta. Si eres autónomo con bajo volumen de facturación, sin inventario, sin equipo y con una gestoría que ya te lleva los impuestos, un plan gratuito conforme cubre tu obligación legal sin coste. No necesitas más, y pagar por módulos que no vas a usar no te hace estar «más en regla».

Cuándo te va a quedar corto. Si superas el límite de facturas, quieres presentar tus propios modelos, gestionas stock, tienes tienda online o necesitas que tu asesor entre a trabajar contigo en la misma plataforma, el plan gratuito se convierte en un freno. En ese punto la comparación honesta ya no es «gratis contra pago», sino qué herramienta se ajusta mejor a tu operativa completa.

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Cómo salir de Excel y pasarte a un sistema conforme

La migración es más simple de lo que la mayoría teme, pero tiene un orden que conviene respetar. El paso 1 no es negociable.

  • No borres nada del sistema antiguo

    Los registros de los últimos cuatro años —período de prescripción tributaria— deben conservarse accesibles y legibles, aunque provengan de un sistema no conforme. Haz una copia íntegra de tus hojas de Excel y guárdala aparte. Migrar significa dejar de generar registros nuevos ahí, no destruir el histórico.

  • Importa los datos maestros, no las facturas emitidas

    Lo que se traslada es la información estable: clientes con su NIF y datos fiscales, productos o servicios con sus precios e IVA, y saldos pendientes de cobro. Depura los duplicados antes de importar: cuesta mucho menos que limpiarlos después.

  • Elige bien la fecha de corte

    El encadenamiento de hashes arranca con la primera factura emitida en el sistema nuevo. Lo ideal es un 1 de enero o, en su defecto, el inicio de un trimestre. Partir un mismo trimestre entre dos sistemas complica la conciliación del modelo 303 sin ninguna necesidad.

  • Configura la numeración sin solapamientos

    Si tu última factura en Excel fue la 2026/0132, arranca la serie nueva de forma que no se repitan ni se salten números. Los huecos y las duplicidades en la serie constituyen una infracción formal por sí mismos, al margen de VeriFactu.

  • Emite una factura real y valida su QR en la AEAT

    El paso que casi todo el mundo se salta y el único que demuestra que la cadena funciona. Emite una factura, escanea el código QR y comprueba que la sede electrónica de la Agencia Tributaria la reconoce. Hasta entonces, no des la migración por cerrada.

  • Interioriza la regla que cambia tu operativa

    A partir de ahora una factura emitida no se corrige ni se borra: se rectifica emitiendo una factura rectificativa que se encadena a la original. Y no existe la «factura suelta» hecha fuera del programa por urgencia: una sola factura emitida al margen del sistema rompe la cadena y te devuelve al supuesto infractor.

Checklist de conformidad

  • ☑ Declaración Responsable solicitada por escrito, con referencia al plan concreto que usas, y archivada.
  • ☑ Confirmado que tu plan incluye la funcionalidad VeriFactu y no queda restringida a niveles superiores.
  • ☑ Verificada la modalidad de operación: VeriFactu (envío automático a la AEAT) o No VeriFactu.
  • ☑ Comprobado que las facturas llevan código QR y que la sede de la AEAT lo valida.
  • ☑ Series de numeración configuradas sin solapamientos con tu histórico anterior.
  • ☑ Serie independiente para facturas simplificadas si emites tickets a particulares.
  • ☑ Histórico de Excel conservado y accesible durante los 4 años de prescripción.
  • ☑ Ninguna factura se emite fuera del sistema, en ningún caso ni por ningún importe.
  • ☑ Correcciones gestionadas siempre mediante factura rectificativa.
  • ☑ Verificado si estás exento por SII o REDEME antes de invertir en la adaptación.