Los tres tipos de software gratuito: legal, con limitaciones y peligroso
Antes de buscar "programa de facturación gratis VeriFactu" en Google, es imprescindible entender que no toda gratuidad es igual. Existen tres categorías muy distintas:
| Tipo | Ejemplo | ¿Legal? | ¿Riesgo? | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Solución pública AEAT | App web AEAT | ✓ Legal | Sin riesgo | Sin contabilidad, sin exportación |
| Freemium privado | Contasimple Gratis | ✓ Legal | Sin riesgo | Funciones limitadas |
| Excel / Word / Google Sheets | Cualquier hoja de cálculo | ✗ Ilegal | 50.000 €/año | — |
| Software descargado sin D.R. | Cualquier programa sin Decl. Responsable | ✗ Ilegal | 50.000 €/año | — |
La solución pública de la AEAT: lo que es y lo que no es
Para garantizar que ningún autónomo se quede fuera por barreras económicas, la Agencia Tributaria desarrollará y pondrá a disposición pública una aplicación web gratuita con prestaciones básicas para emitir facturas legales. Esta herramienta cumple intrínsecamente con los requisitos del RD 1007/2023, generando el registro inalterable y el código QR.
Estará disponible antes del 1 de agosto de 2027 (al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la Ley Crea y Crece para grandes empresas). Puedes encontrar información actualizada en la Sede Electrónica de la AEAT.
La trampa del "ecosistema cerrado" de la AEAT
La limitación más crítica de la solución pública es que no permite exportar los registros generados para importarlos en otro Software Informático de Facturación (SIF) privado en el futuro. Si empiezas con la AEAT y luego creces, no podrás llevarte tu historial de facturas a Holded, Quipu o Contasimple. Esto te ata de por vida a la herramienta gratuita.
Las 5 limitaciones críticas de la solución pública
- Sin contabilidad: Solo emite facturas. No lleva contabilidad, no gestiona gastos recibidos ni prepara los modelos trimestrales de IVA. Seguirás pagando honorarios completos a tu gestoría para que "pique" los datos manualmente.
- Sin personalización: No permite incluir el logotipo de tu empresa, ni elegir tipografía ni colores corporativos en el diseño de la factura.
- Sin exportación: Los registros no pueden exportarse a otro SIF privado en el futuro. Cambiar de herramienta implica empezar una nueva cadena de facturación.
- Sin integración bancaria: No tiene conexión con bancos para conciliación automática.
- Requiere certificado digital: Para operar, necesitas certificado digital o DNI electrónico válido en cada sesión.
Excel, Word y Google Sheets: prohibidos sin excepción
Multa de 50.000 € por seguir usando Excel para facturar
A partir de tu fecha de obligatoriedad (1 enero 2027 para sociedades, 1 julio 2027 para autónomos), usar Excel, Word o Google Sheets para emitir facturas constituye una infracción directa del artículo 201 bis LGT. No generan hash encadenado, no bloquean la edición posterior y no producen el log de eventos inalterable. La multa es de 50.000 € por ejercicio fiscal, independientemente de si has cometido fraude o no.
La prohibición no recae sobre el formato del archivo que envías al cliente (puedes seguir enviando PDFs). Recae sobre cómo se genera y almacena el registro interno en tu sistema. Excel permite que cualquier usuario sobrescriba una celda, borre una fila o modifique un importe sin dejar ningún rastro criptográfico — exactamente lo que la ley prohíbe.
El peligro de descargar software gratuito desconocido
El mayor riesgo de buscar "programa facturación gratis VeriFactu" en Google es toparse con desarrolladores que distribuyen software que no cuenta con la Declaración Responsable exigida por el RD 1007/2023. Sin este documento firmado por el fabricante, el software no está homologado — aunque genere un QR con buen aspecto visual.
| Riesgo | Consecuencia | Importe potencial |
|---|---|---|
| Sin Declaración Responsable | Software no homologado por presunción legal | 50.000 €/año |
| Hash SHA-256 mal implementado | Cadena criptográfica no válida ante Hacienda | 50.000 €/año |
| QR sin URL AEAT correcta | Factura no verificable en sede electrónica | 50.000 €/año |
| Sin soporte técnico | Caídas durante envío telemático sin solución | Pérdida operativa |
| Sin actualizaciones | Software desactualizado ante cambios normativos | Incumplimiento futuro |
Las únicas dos opciones gratuitas legales
En el mercado español de 2026 existen exactamente dos vías para facturar legalmente con VeriFactu a coste cero:
Opción 1: Solución pública AEAT
- Completamente gratuita, sin límite de facturas
- Legalmente válida sin ninguna duda
- Mantenida y actualizada por la AEAT
- Sin riesgo de incumplimiento normativo
- PERO: sin contabilidad, sin exportación, sin diseño
Opción 2: Contasimple Plan Gratis
- Gratuito permanente (no es prueba)
- Con Declaración Responsable del fabricante
- OCR de gastos en app móvil incluido
- Personalización básica del PDF
- PERO: sin presentación automática de modelos fiscales
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Veredicto: la gratuidad tiene un precio oculto
La solución pública de la AEAT y Contasimple son las únicas opciones gratuitas legalmente sólidas. Excel y Word están prohibidos, y el software gratuito descargado sin Declaración Responsable tiene el mismo riesgo legal que no tener ningún programa.
El coste real de la "opción gratuita" se mide en horas de gestoría adicional, en la imposibilidad de crecer sin empezar desde cero, y en el riesgo de la multa de 50.000 € si se opta por herramientas no verificadas. Los programas de pago más económicos (Billin desde 6,60€/mes, Contasimple Profesional desde 10,95€/mes) eliminan todas estas fricciones por el precio de un café diario.