Por qué la migración no es opcional: Excel está prohibido
La Ley 11/2021 introdujo una modificación crítica en el Artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria. Se prohíbe la tenencia o uso de cualquier sistema que permita alterar o borrar registros contables sin dejar rastro. Una hoja de Excel permite exactamente eso: sobrescribir una celda, borrar una fila o cambiar un importe sin generar ningún registro inalterable.
Calendario límite de migración
El tejido empresarial tiene hasta el 1 de enero de 2027 (sociedades mercantiles) y hasta el 1 de julio de 2027 (autónomos y personas físicas) para completar la migración a un programa homologado VeriFactu. Esperar al último momento genera riesgo de saturación del soporte técnico de los proveedores y errores de migración sin margen de corrección.
Odoo para VeriFactu: la opción open-source para técnicos
Odoo es el ERP open-source más utilizado del mundo. Su versión Community es completamente gratuita, pero la adaptación a VeriFactu no es nativa: requiere instalar el módulo desarrollado por la OCA (Odoo Community Association).
Odoo Community + Módulo OCA VeriFactu
ERP open-source · Requiere implementación técnica
Odoo Community es gratuito, pero implementar VeriFactu correctamente requiere instalar el módulo OCA, configurar el servidor, gestionar la Declaración Responsable (que recae sobre la empresa usuaria, no sobre el instalador) y mantener el sistema actualizado ante cambios normativos. No es una opción plug-and-play.
La responsabilidad legal en Odoo Community recae sobre la empresa usuaria
Al ser código abierto, la Declaración Responsable que certifica el cumplimiento del RD 1007/2023 debe ser firmada por la propia empresa usuaria, no por Odoo S.A. ni por el instalador. Esto implica que la empresa asume directamente la responsabilidad técnica y legal del correcto funcionamiento del sistema VeriFactu. Solo recomendado para empresas con equipo IT interno competente.
✓ Pros de Odoo para VeriFactu
- Licencia gratuita — sin coste mensual de suscripción SaaS
- ERP más completo del mercado: fabricación, proyectos, RRHH, CRM, e-commerce
- Altamente personalizable para procesos específicos de negocio
- Módulo OCA mantenido por la comunidad española
✗ Contras de Odoo para VeriFactu
- Requiere servidor propio o cloud y equipo técnico para implementar
- La Declaración Responsable recae sobre el usuario, no sobre el fabricante
- Curva de aprendizaje muy elevada para usuarios no técnicos
- Mantenimiento continuo para actualizar el módulo OCA ante cambios normativos
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Cómo migrar de Excel a un programa homologado: guía paso a paso
La migración tiene dos dimensiones que deben gestionarse de forma independiente: los datos maestros (fichas de clientes, proveedores, productos) y el histórico transaccional (las facturas ya emitidas en el pasado). Tratarlos igual es el error más frecuente.
Auditar y limpiar tu Excel actual
Antes de exportar nada, revisa tu Excel: consolida los datos de clientes en una sola pestaña (NIF, Razón Social, Dirección, Email, Teléfono, Código Postal), elimina duplicados y verifica que los NIFs son correctos. Un NIF incorrecto en la migración genera problemas en la cadena VeriFactu.
Descargar la plantilla de importación del nuevo software
Los programas homologados (Holded, Quipu, Wifactu) proporcionan una plantilla CSV o XLSX oficial con las columnas exactas que esperan recibir. Descárgala desde el panel de administración del software antes de exportar nada de tu Excel.
Mapear y exportar los datos maestros
Copia las columnas de tu Excel antiguo a la plantilla del nuevo software, mapeando campo a campo: NIF → tax_id, Nombre → name, etc. Exporta el archivo en formato .csv con codificación UTF-8 para evitar problemas con tildes y caracteres especiales.
Gestionar la numeración y la serie de facturación
Este es el punto técnico más crítico. Tienes dos opciones recomendadas por los asesores fiscales:
- Opción A (Continuidad): Si tu última factura en Excel fue la
2026-145, configura el nuevo programa para que empiece en2026-146. - Opción B (Serie nueva — recomendada): Crea una nueva serie de facturación (ej.
VF26-001) al estrenar el SIF. Así queda pericialmente separado qué facturas se hicieron antes y cuáles llevan el hash SHA-256 de VeriFactu.
Tratar el histórico de facturas antiguas como "Solo Lectura"
Las facturas emitidas en Excel en años anteriores no pueden enviarse a la AEAT con el sistema VeriFactu, porque no tienen hash encadenado. Si tu nuevo software permite importarlas, deben marcarse estrictamente como Archivo Histórico o Solo Lectura para que el sistema no intente encadenarlas ni enviarlas a Hacienda.
Conservar el histórico en Excel durante 4 años
Los datos de las facturas antiguas emitidas en Excel deben conservarse a disposición de la Administración durante un mínimo de 4 años (periodo de prescripción tributaria según la LGT). Guarda tanto los PDFs como los archivos originales Excel en un disco duro externo o en la nube. No los borres aunque hayas migrado.
¿Cuándo es el mejor momento para migrar?
| Perfil | Fecha límite legal | Inicio recomendado migración | Motivo |
|---|---|---|---|
| S.L. / S.A. | 1 ENE 2027 | Octubre 2026 | 3 meses de margen para errores y soporte |
| Autónomo activo | 1 JUL 2027 | Abril 2027 | 3 meses antes para evitar saturación de soporte |
| Autónomo con pocas facturas | 1 JUL 2027 | Antes de ENE 2027 | Migrar junto con el inicio de año fiscal es más limpio |
| Hostelería / TPV | 1 JUL 2027 | Enero-Marzo 2027 | Verificación de hardware (impresoras QR) requiere tiempo |
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Holded, Quipu y Contasimple tienen herramientas nativas de importación masiva. La migración dura menos de una hora.
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Veredicto: migra pronto y con margen
La migración desde Excel no es un proceso complicado si se planifica con tiempo. Los dos errores que cometen la mayoría de las micro-pymes son: esperar al último momento (cuando el soporte técnico está saturado) e intentar importar el histórico antiguo como facturas nuevas con hash.
La recomendación concreta: empieza la migración 3 meses antes de tu fecha límite, crea una nueva serie de facturación VeriFactu y conserva el Excel histórico durante 4 años. Con eso, el cumplimiento legal está garantizado y la continuidad operativa no se interrumpe ni un solo día.