El riesgo de buscar un «informático presencial» para tu TPV
Durante veinte años, el modo de resolver la facturación en una pyme de la provincia fue siempre el mismo: llamabas a un informático de confianza, venía al local, instalaba un programa en el ordenador de administración o en el TPV, y volvía cada cierto tiempo cuando había que actualizar algo o cuadrar una serie. Funcionaba. Y era razonable.
Con VeriFactu ese modelo se ha quedado desalineado con la ley, y conviene entender por qué antes de gastar en una visita técnica.
Los tres problemas del modelo presencial
- La actualización normativa depende de una visita. El RD 1007/2023 y su Orden técnica se han modificado varias veces, y seguirán ajustándose. Cada cambio en un programa instalado en local exige que alguien vaya, actualice y verifique. Si esa visita se retrasa, tu sistema queda desfasado sin que tú lo notes.
- El coste real se dispara con los locales. Una empresa con establecimiento en Alicante capital y otro en Elche paga dos desplazamientos por cada intervención. El mantenimiento anual más las visitas puntuales suele superar con holgura lo que cuesta una suscripción en la nube que se actualiza sola.
- El programa queda bajo tu control técnico. Y este es el punto jurídico decisivo, el que casi ningún proveedor te va a explicar. Lo desarrollamos en el apartado siguiente.
Matiz necesario, porque no se trata de descalificar a nadie. Hay informáticos y distribuidores excelentes en la provincia de Alicante, y muchos ya trabajan como partners de plataformas en la nube: te configuran la cuenta, migran tus datos y te forman al equipo. Ese servicio sí tiene valor.
Lo que ha dejado de tener sentido es el modelo concreto de «te instalo el programa en el disco duro y me llamas cuando falle». El criterio para elegir proveedor ya no es la cercanía física, sino una pregunta muy simple: ¿puede entregarme por escrito la Declaración Responsable del fabricante? Si la respuesta se enreda, da igual que su oficina esté a diez minutos.
Art. 201 bis: El peligro del software de instalación local y «doble uso»
La Ley 11/2021 introdujo en la Ley General Tributaria un tipo infractor que rompe con la lógica sancionadora habitual. El artículo 201 bis no castiga el fraude cometido: castiga la capacidad instalada de cometerlo.
Califica como infracción tributaria grave la producción, comercialización, adquisición y mera tenencia de sistemas informáticos que permitan no reflejar operaciones, alterar registros ya contabilizados o llevar contabilidades paralelas. La consecuencia práctica es contraintuitiva y conviene decirla sin rodeos: puedes ser sancionado con 50.000 € por ejercicio sin haber ocultado un solo euro. Basta con que el software instalado lo permitiera.
Por qué un programa instalado en local está estructuralmente más expuesto
En un programa que reside en tu ordenador o en un servidor de la oficina, el ejecutable no es la única puerta a tus datos: es solo una de ellas. Quien administre ese equipo puede abrir la base de datos por fuera del programa, con herramientas estándar como SQL Server Management Studio o un gestor de ficheros, y operar directamente sobre las tablas:
• Un DELETE elimina físicamente una factura. Desaparece de listados, informes y contabilidad.
• Un UPDATE modifica el importe de una factura ya emitida y cobrada, sin conservar el valor anterior.
• Los contadores de numeración son campos editables: reutilizar un número o abrir un hueco es trivial.
Y aquí está la clave: ninguna de esas operaciones queda registrada por el programa, porque suceden por debajo de él. Para la aplicación, esos datos nunca cambiaron. Eso encaja en la definición de software de doble uso: un sistema que sirve tanto para gestionar el negocio como para ocultar ingresos.
El sector de la supresión de ventas —lo que internacionalmente se conoce como zappers— es precisamente lo que esta norma persigue. Y la Administración no necesita encontrar el zapper en funcionamiento: le basta con constatar en el acta que el sistema permitía la manipulación.
Las dos cuantías del régimen sancionador
50.000 € por ejercicio fiscal para el titular de la actividad que use o simplemente tenga instalado un sistema no conforme.
150.000 € por ejercicio y por tipo de sistema para quien produzca, comercialice o distribuya software que permita la alteración de registros. Aplicable también a distribuidores e instaladores que sigan vendiendo versiones sin certificar.
Ambas sanciones son independientes y acumulables con las que correspondan por una declaración incorrecta de ingresos.
Lo que la norma no prohíbe
Seamos precisos para no caer en el alarmismo: el RD 1007/2023 no prohíbe el software de escritorio. Un programa instalado puede ser plenamente conforme si genera hash SHA-256 encadenado, incrusta el código QR fiscal, mantiene un Registro de Eventos inalterable y su fabricante firma la Declaración Responsable.
La diferencia entre «legal» y «blindado» está en un matiz que decide muchas inspecciones: incluso con un programa local actualizado y perfectamente conforme, el acceso administrativo a la base de datos sigue existiendo. Eso no te convierte en infractor, pero mantiene una debilidad probatoria: ante Hacienda, sigues siendo quien custodia unos registros que técnicamente podría alcanzar.
Alternativas Cloud (SaaS) homologadas para empresas alicantinas
Un SaaS es una aplicación que reside en la infraestructura del proveedor y a la que accedes desde el navegador o el móvil. No hay instalación, no hay licencia en disco y, sobre todo, no existe una credencial de administrador que te dé acceso directo a las tablas.
Esa limitación —que en otro contexto se leería como pérdida de control— es exactamente lo que te protege. Al no poder alcanzar técnicamente los registros, la objeción de la Inspección desaparece por imposibilidad material. No es que no lo hicieras: es que no podías. La carga probatoria cambia de lado.
Las ventajas que se notan el primer mes
-
Actualización normativa automática y silenciosa
Cuando la AEAT ajusta una especificación técnica, el fabricante actualiza sus servidores y todos los clientes quedan conformes a la vez. Sin visitas, sin versiones, sin que tengas que enterarte. Es la diferencia más tangible frente al modelo presencial.
-
Cero desplazamientos, cero coste por incidencia
Si gestionas establecimientos en varios municipios de la provincia, esto se traduce directamente en presupuesto. El soporte es remoto y la configuración se replica sin que nadie recorra la autovía.
-
Copias de seguridad y continuidad gestionadas
Deja de ser tu problema. Si el ordenador de administración se avería un viernes por la tarde, tus registros siguen intactos y accesibles desde cualquier otro equipo.
-
Funciona sin conexión permanente
Un malentendido frecuente: los SaaS modernos operan de forma asíncrona. Si se cae el Wi-Fi, la factura se emite igualmente porque el hash se calcula en local, el registro queda en cola y se transmite al recuperar cobertura. La incidencia se anota en el Registro de Eventos, que es tu prueba documental.
-
Acceso desde el móvil, útil si facturas en ruta
Relevante para transportistas, instaladores y comerciales que emiten desde el vehículo o en casa del cliente, un perfil muy presente en el tejido productivo alicantino.
| Criterio | Programa instalado en local | ERP en la nube (SaaS) |
|---|---|---|
| Actualización normativa | Requiere visita o instalación | Automática y transparente |
| Acceso del usuario a la base de datos | Existe (debilidad probatoria) | Inexistente |
| Coste por segundo establecimiento | Licencia + desplazamiento | Usuario adicional |
| Copias de seguridad | Responsabilidad tuya | Gestionadas y replicadas |
| Continuidad si falla el equipo | Riesgo de pérdida | Acceso desde otro dispositivo |
| Facturar desde el móvil | No, salvo desarrollo aparte | Incluido |
| Declaración Responsable | Solo con mantenimiento vigente | Incluida en la suscripción |
| Posición ante una inspección | Conforme pero mejorable | Sólida |
Las dos opciones que recomendamos para pymes de la provincia
Holded si necesitas un ERP completo con contabilidad, CRM e inventario —encaja bien en comercio, distribución y empresas con stock—. Quipu si eres autónomo o microempresa y priorizas la gestión de gastos con OCR y la conexión directa con tu asesoría. Ambos son SaaS españoles con Declaración Responsable.
Enlaces de afiliación · Sin coste adicional para ti · Verifica precios y condiciones vigentes en cada proveedor
Qué encaja mejor según tu actividad
El tejido empresarial de la Costa Blanca combina calzado y marroquinería, juguete, mármol, turismo y hostelería de temporada, así que la elección cambia bastante según el sector:
Hostelería y comercio
Necesitas un TPV con VeriFactu nativo que imprima el QR en el ticket. Si tu impresora actual imprime un QR de 30 mm legible, probablemente puedas conservarla: lo que cambia es el software.
Calzado, juguete y distribución
Alto volumen de albaranes y facturación recurrente. Prioriza un ERP con inventario y trazabilidad, y comprueba la gestión de rectificativas por mermas o devoluciones.
Transporte y logística
Se factura en ruta y con cobertura variable. Exige app móvil con cola persistente que no pierda registros al cerrarse y que reintente el envío sola.
Servicios profesionales
Pocas facturas y valor alto. Un plan ligero o incluso gratuito conforme puede ser suficiente. No pagues por módulos de inventario que no vas a usar.
Construcción e instalaciones
Certificaciones de obra y facturación por hitos. Verifica el manejo de facturas rectificativas y los anticipos, donde más se complica la trazabilidad.
Tienda online
Tu plataforma no es un SIF homologado. Necesitas conectar la tienda con un ERP por API o plugin para que cada venta derive en factura conforme.
Checklist de adaptación para tu empresa en Alicante
- ☑ Identificada la versión exacta del programa que usas y su año.
- ☑ Verificado con tu proveedor si la licencia tiene mantenimiento activo y da derecho a la versión adaptada.
- ☑ Declaración Responsable solicitada por escrito, con referencia a la versión concreta, y archivada junto a tus libros.
- ☑ Comprobado que las facturas incorporan hash encadenado y código QR, y que la AEAT valida el QR.
- ☑ Confirmada la existencia de un Registro de Eventos inalterable.
- ☑ Coste comparado a tres años y por establecimiento: mantenimiento más visitas frente a suscripción cloud.
- ☑ Si mantienes sistema local: acceso a la base de datos restringido y sin credenciales compartidas.
- ☑ Serie de numeración específica y encadenada para facturas simplificadas si emites tickets.
- ☑ Verificado si estás exento por SII o REDEME antes de invertir en la adaptación.
- ☑ Plan de migración fijado en el inicio de un ejercicio o trimestre, nunca a mitad de periodo.