Por qué las versiones locales de Factusol son «software de doble uso»

Factusol nació y creció como software on-premise: un ejecutable que se instala en un equipo con Windows y que guarda la información en el disco duro de ese mismo equipo o en un servidor de la propia oficina. Según la versión y la configuración, esos datos residen en ficheros de base de datos locales —formato propio del fabricante en las versiones clásicas— o en una instancia de Microsoft SQL Server en las implantaciones multipuesto.

Aquí aparece la vulnerabilidad arquitectónica que la normativa penaliza. En un entorno de escritorio, el programa no es la única puerta de entrada a los datos: es solo una de ellas. Quien tenga acceso administrativo al equipo puede abrir la base de datos por fuera de la aplicación y operar directamente sobre las tablas:

  • Acceso directo con herramientas estándar. Una instancia de SQL Server se administra con SQL Server Management Studio; los ficheros locales se abren con utilidades de escritorio equivalentes. Ninguna de estas herramientas requiere permiso del ERP.
  • Alteración de registros ya emitidos. Una sentencia UPDATE sobre la tabla de facturas permite modificar la base imponible, el IVA o el total de una factura ya emitida y cobrada, sin dejar constancia del valor anterior.
  • Supresión física de registros. Un DELETE elimina la factura de la tabla. Desaparece del listado, desaparece de los informes y desaparece de la contabilidad, sin que el programa registre que existió.
  • Manipulación de la serie de numeración. Los contadores de facturación son campos de una tabla. Es técnicamente trivial reutilizar un número o abrir un hueco en la serie.
  • Ausencia de traza aplicativa. Y este es el punto decisivo: ninguna de esas operaciones queda registrada por el ERP, porque se ejecutan por debajo de él. Para el programa, esos datos nunca cambiaron.

Este comportamiento no es un defecto de programación ni una negligencia del fabricante: es la consecuencia inevitable de que el usuario sea, al mismo tiempo, el administrador del sistema donde viven sus propios registros fiscales. Pero desde la óptica del artículo 201 bis de la LGT esa cualidad es exactamente el elemento que convierte una instalación desactualizada en software de doble uso: un sistema que sirve tanto para gestionar el negocio como para ocultar ingresos.

Precisión necesaria sobre el fabricante. Lo anterior describe el riesgo de las instalaciones locales antiguas o sin mantenimiento, no del producto comercial actual. Software DELSOL, fabricante de Factusol, es un proveedor español consolidado que está adaptando sus versiones a los requisitos del RD 1007/2023. El problema jurídico no reside en la marca del programa, sino en el estado concreto de tu instalación: una versión descargada hace años, sin actualizaciones ni suscripción activa, no dispone de los mecanismos que la ley exige a partir de 2027. Ese es el escenario que esta guía te ayuda a identificar y resolver.

Lo que le falta a un Factusol antiguo frente a la Orden HAC/1177/2024

Al margen del acceso a la base de datos, una instalación sin actualizar incumple tres requisitos técnicos concretos y verificables:

  • No genera hash SHA-256 encadenado. Cada factura debe incorporar la huella criptográfica de la anterior, formando una cadena verificable. Si se altera un registro intermedio, la cadena se rompe y la manipulación queda en evidencia. Un ERP antiguo emite cada factura como un documento aislado, sin ese vínculo.
  • No incrusta el código QR fiscal en los PDF. La norma exige un QR de entre 30 y 40 mm con la URL de verificación en la sede electrónica de la AEAT, más la leyenda correspondiente. Las plantillas de impresión clásicas no lo contemplan.
  • Carece de Registro de Eventos inalterable. Este es el requisito más exigente y el que más instalaciones incumple. El sistema debe llevar un log de auditoría no modificable que documente los sucesos relevantes: arranque y cierre del programa, exportaciones de datos, errores de comunicación con la AEAT, cambios de configuración e intentos fallidos de envío. Un ERP de escritorio sin adaptar no lleva ese registro, y sin él es imposible acreditar ante una inspección qué ocurrió con el sistema en un momento dado.

Multas de 50.000 € por la mera tenencia de ERPs no actualizados

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal introdujo en la Ley General Tributaria un tipo infractor sin precedentes en el ordenamiento español. No sanciona el fraude cometido: sanciona la capacidad instalada de cometerlo.

El artículo 201 bis de la LGT califica como infracción tributaria grave la producción, comercialización, adquisición y mera tenencia de sistemas informáticos que permitan llevar contabilidades distintas, no reflejar total o parcialmente las transacciones, registrar operaciones distintas a las anotadas, alterar transacciones ya registradas, o que no cumplan las especificaciones técnicas de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. También sanciona la ausencia de la certificación reglamentaria.

Los dos plazos que conviene no confundir

  • 1 de julio de 2025 — obligación del fabricante. Desde esa fecha, todo sistema de facturación ofrecido en el mercado español debe estar adaptado al RD 1007/2023 y disponer de Declaración Responsable. Afecta a DELSOL como productor, no a ti como usuario. En la práctica significa que las versiones comerciales actuales ya deberían estar adaptadas.
  • 1 de enero y 1 de julio de 2027 — obligación del usuario. Según el RD-ley 15/2025, las sociedades mercantiles deben operar con un sistema conforme desde el 1 de enero de 2027, y los autónomos y personas físicas desde el 1 de julio de 2027.

Ese desfase de dieciocho meses es tu margen de maniobra, y también la razón por la que conviene actuar ya: si el fabricante lleva desde 2025 con producto adaptado, la única variable que queda bajo tu control es si tu licencia está al día para recibirlo.

Requisitos técnicos para certificar Factusol o migrar a la nube

La Declaración Responsable (art. 13 RD 1007/2023): el documento que traslada la responsabilidad

El artículo 13 del RD 1007/2023 obliga a que todo sistema informático de facturación esté certificado mediante una Declaración Responsable emitida y firmada por el productor del software. No es un trámite comercial ni un sello de marketing: es el instrumento jurídico que traslada la responsabilidad técnica del usuario al fabricante.

El documento debe acreditar expresamente que el sistema cumple el reglamento y que no incorpora funcionalidades ocultas ni mecanismos que permitan alterar o suprimir registros al margen de los procedimientos previstos.

Aplicado a Factusol, esto se traduce en una condición muy concreta y fácil de verificar: para seguir usando el programa en 2027 necesitas una suscripción de mantenimiento activa con Software DELSOL, que te dé derecho a la versión adaptada y a su Declaración Responsable. Si estás operando con una versión de hace años, sin renovación ni soporte, no vas a recibir esa actualización, y el riesgo legal recae íntegramente sobre ti como titular de la actividad.

Cómo comprobar tu situación real en tres pasos

  • 1. Localiza la versión instalada. Ábrela y consulta el menú de ayuda o «Acerca de». Anota el número exacto de versión y el año.
  • 2. Verifica el estado de tu licencia. Contacta con tu distribuidor o directamente con el fabricante y pregunta literalmente: «¿Mi licencia tiene mantenimiento activo y da derecho a la versión adaptada a VeriFactu?».
  • 3. Solicita la Declaración Responsable por escrito. Pídela por correo electrónico, con identificación de la versión concreta a la que se refiere. Guarda ese documento: es tu cobertura ante una inspección. Una respuesta genérica del tipo «somos compatibles con VeriFactu» no tiene valor probatorio.

Comparativa: qué cumple cada escenario

Conformidad con el RD 1007/2023 según el estado de la instalación
Requisito (Orden HAC/1177/2024) Local sin mantenimiento Local actualizado SaaS en la nube
Hash SHA-256 encadenado ✗ No genera ✓ Sí ✓ Sí
Código QR fiscal en el PDF ✗ No incrusta ✓ Sí ✓ Sí
Registro de Eventos inalterable ✗ Inexistente ✓ Sí ✓ Sí
Declaración Responsable vigente ✗ Sin derecho ✓ Con suscripción ✓ Incluida
Base de datos fuera del alcance del usuario ✗ Acceso total ⚠ Acceso persiste ✓ Aislada
Envío del registro a la AEAT ✗ Sin conexión ✓ Configurable ✓ Automático
Continuidad ante fallo del equipo ✗ Riesgo total ⚠ Según copias ✓ Replicado

Fíjate en la fila que marca la diferencia real entre las dos columnas conformes: incluso con una instalación local actualizada y perfectamente legal, el acceso administrativo a la base de datos sigue existiendo. Eso no te hace infractor —el software adapta y certifica su comportamiento—, pero sí mantiene una debilidad probatoria: ante una inspección, sigues siendo quien custodia unos registros que técnicamente podría alcanzar.

La disyuntiva: actualizar el escritorio o migrar a la nube

Conviene despejar un malentendido extendido: la normativa no obliga a usar software en la nube. Un programa de escritorio puede ser plenamente conforme. La decisión, por tanto, no es legal sino estratégica, y depende de cómo valores el riesgo probatorio y la carga de administración.

Opción A · Actualizar

Mantener Factusol en local, al día

Renuevas el mantenimiento, instalas la versión adaptada y obtienes la Declaración Responsable.

  • Conservas el entorno y los hábitos de trabajo del equipo
  • No hay migración de datos ni curva de aprendizaje
  • Funciona sin depender de la conexión a internet
  • Contra: sigues siendo responsable de copias de seguridad y del servidor
  • Contra: persiste el acceso administrativo a la base de datos
Opción B · Migrar

Pasar a un SaaS nativo en la nube

Abandonas el escritorio y trasladas la facturación a una plataforma web homologada.

  • El registro fiscal queda fuera de tu alcance técnico: máxima solidez probatoria
  • Actualizaciones normativas automáticas, sin intervención tuya
  • Copias de seguridad y continuidad gestionadas por el proveedor
  • Acceso desde cualquier equipo y desde el móvil
  • Contra: coste recurrente y necesidad de conexión estable
  • Contra: requiere migrar el histórico y formar al equipo

El criterio práctico que aplicamos al analizar casos: si tu operativa es estable, el equipo domina la herramienta y no tienes intención de cambiar procesos, actualizar es la vía de menor fricción y perfectamente legal. Si en cambio ya arrastras problemas de copias de seguridad, trabajas desde varias ubicaciones, quieres integrar tu facturación con una tienda online o simplemente prefieres dejar de ser el responsable último de la custodia de los registros, la migración resuelve el cumplimiento y varios problemas más de una sola vez.

Checklist de conformidad para usuarios de Factusol

  • ☑ Versión exacta identificada (menú Ayuda → Acerca de) y anotada.
  • ☑ Estado del mantenimiento verificado con el distribuidor o el fabricante.
  • ☑ Declaración Responsable solicitada por escrito, con referencia a la versión concreta instalada.
  • ☑ Confirmado que la versión genera hash SHA-256 encadenado en cada factura.
  • ☑ Confirmado que los PDF incorporan el código QR fiscal con URL de verificación AEAT.
  • ☑ Confirmado que existe Registro de Eventos activo e inalterable.
  • ☑ Acceso a la base de datos restringido: credenciales de SQL Server fuera del alcance del personal no autorizado y sin cuentas administrativas compartidas.
  • ☑ Decidida la modalidad de operación: VeriFactu (envío automático a la AEAT) o No VeriFactu (conservación local firmada).
  • ☑ Procedimiento documentado de copias de seguridad y de conservación de registros durante 4 años.
  • ☑ Verificado si tu empresa está exenta por SII o REDEME antes de invertir en la adaptación.
  • ☑ Prueba real realizada: una factura emitida y su QR validado en la sede electrónica de la AEAT.